Hoe u de juiste traiteur kiest voor uw functie



Het vinden van een traiteur voor elk evenement is een uiterst belangrijke beslissing. Zakelijk, of particulier, groot of klein, het kiezen van de juiste traiteur is absoluut noodzakelijk. Er zijn veel cateringbedrijven op de markt, dus u moet uw huiswerk maken en zorgvuldig kiezen om het succes van uw evenement te garanderen. Dit artikel geeft u een stapsgewijze handleiding voor het kiezen van de juiste cateraar samen met een handige checklist.

Voorbereiding

Voordat u een cateraar zoekt, moet u nadenken over uw cateringbehoeften en informatie verzamelen die een cateraar moet weten:

Wat is de tijd en datum van het evenement?
Heeft u een budget in gedachten?
Waar wordt uw evenement gehouden? (Of heb je een locatie nodig?)
Is er een keuken op de locatie?
Hoeveel gasten verwacht u?
Heeft een van uw gasten speciale dieetwensen?
Heeft uw evenement een thema?
Wenst u een bepaalde keukenstijl?
Heeft u decoraties, bloemen, tafelaankleding nodig?
Moet u materiaal huren? (Tafels, stoelen, linnen, servies enz.)
Nadat u deze vragen heeft beantwoord, heeft u een goed idee van de services die u nodig heeft. Een geweldige traiteur biedt een complete service om uw rondrennen te besparen door dingen apart te organiseren. Als alles door één bedrijf is georganiseerd, kan uw evenement soepel verlopen en wordt uw werklast verlaagd.

Onderzoek

Nadat je je voorbereiding hebt voltooid, is het tijd voor wat onderzoek. Eerst moet je wat horecabedrijven vinden. De beste manier om dit te doen, is door naar aanbevelingen te zoeken. Je kunt het aan vrienden, familie en collega's vragen. Of gebruik een zoekmachine voor een lijst met professionele cateraars in de buurt van uw evenement.

Selecteer nu een shortlist van Cateraars op basis van de behoeften die u tijdens uw voorbereiding hebt geïdentificeerd. Mogelijk hebt u bijvoorbeeld vastgesteld dat uw locatie geen keuken heeft, dat uw gasten bepaalde dieetwensen hebben of dat u apparatuur moet huren.

Zodra u een lijst met een paar Cateraars heeft, kunt u contact met hen opnemen met een lijst met vragen om er zeker van te zijn dat ze betrouwbaar zijn en in staat zijn om aan uw specifieke vereisten te voldoen.

Waarnaar te zoeken

Biedt de Caterer allereerst een scala aan menu-opties, waaronder de specifieke keuken die u zoekt? De meeste goede cateraars hebben gedetailleerde menulijsten op hun website. Als u dit niet doet, kunt u contact opnemen met het bedrijf en deze informatie naar u e-mailen of faxen.

Welk type functie organiseert u? Is het privé of zakelijk, klein of groot, informeel of formeel, binnen of buiten? Hoe dan ook, zorg ervoor dat de door u gekozen traiteur het type functie dat u plant aankan.

Zorg ervoor dat de Cateraar op de door u gewenste dag beschikbaar is. (Zonder weekend of feestdagen laden.) Controleer ook of de traiteur een 24-uurs service heeft en 7 dagen per week bereikbaar is. Veel evenementen vinden plaats na sluitingstijd of in het weekend, dus het zal een groot nadeel en frustratie zijn als u 's avonds of op zondagochtend geen contact kunt opnemen met uw traiteur wanneer u plotseling iets bedenkt dat u moet bespreken! En u wilt zeker niet meer betalen voor uw catering alleen omdat uw evenement niet op kantoor is.

Zorgt de Cateraar voor eigen bedienend personeel? Zijn de medewerkers ervaren in de stijl van het evenement dat u plant? Zullen ze professioneel gekleed zijn? Zorgt het personeel voor alles, van levering en voorbereiding tot wachten en opruimen achteraf?

Levert de traiteur, afhankelijk van de behoeften die u tijdens uw voorbereiding heeft vastgesteld, de apparatuur die u nodig heeft? Dit kunnen tafels, stoelen, linnengoed, serviesgoed, glaswerk, bestek of zelfs ovens en een bar-serveerruimte zijn. Zorg ervoor dat ze kunnen bieden wat je nodig hebt, zodat je niet meer hoeft rond te rennen na het huren van een evenement. Zorg er ook voor dat hun apparatuur nieuw en in uitstekende staat is. U wilt niet dat netjes linnen en aangetast zilverwerk de sprankeling uit uw evenement halen.

Misschien heeft u een locatie nodig voor uw evenement? Als dat zo is, zal een traiteur die een locatie voor u kan vinden, u tijd besparen en een gevestigde relatie met de locatie hebben. Dit zal de hele cateringervaring stroomlijnen en uw leven een stuk gemakkelijker maken!

Als u een thema voor uw evenement plant, kan de cateraar u dan helpen om de gewenste sfeer te bereiken, van keukenkeuzes tot decoraties en tafelaankleding?

Waar wordt het eten bereid? Als uw locatie geen keuken heeft, moet de traiteur deze bij hen voorbereiden en verwarmen en vervolgens klaar voor gebruik afleveren.

Kan de traiteur dranken organiseren? Er komt veel kijken bij de logistiek als je dit zelf moet doen. Eerst moet je de drankjes fysiek kopen en ze vervolgens naar je locatie vervoeren. Dan heb je een plek nodig om ze op te bergen en een methode om ze koel te houden. Op de dag heb je personeel nodig om de drankjes te serveren, samen met een bar, plus glazen enz. Dus als de traiteur niets te maken heeft met de drankjes, heb je veel meer taken om toe te voegen aan je to- do-lijst.

Is het bedrijf een echte cateraar? (Niet alleen een bakkerij of café). Er is immers veel meer aan de catering dan alleen het eten, dus u moet een cateraar kiezen die bekend is met alle aspecten van de evenementencatering.

Controleer voor uw gemoedsrust of het bedrijf lid is van een relevante horecavereniging, of u kunt ook om referenties vragen. Een goede traiteur heeft niets te verbergen.

Zorg ervoor dat het cateringbedrijf dat u overweegt een echt pand heeft en niet alleen een online tussenpersoon is. (In het laatste geval heeft u mogelijk problemen met de kwaliteit van het voedsel, de verantwoordingsplicht en kunt u moeilijk contact opnemen met het bedrijf.)

Welke betalingsmethoden accepteert het bedrijf? Zorg ervoor dat ze alle formulieren accepteren, inclusief creditcard, en dat er geen extra kosten zijn voor het gebruik van een tegoed. Wees op uw hoede voor bedrijven die alleen contant geld accepteren. Je hebt heel weinig onderhandelingsmacht als er iets misgaat.

Heeft de cateraar een aanbetaling nodig? Bijna alles zal, maar het bedrag zal aanzienlijk variëren. Hoe lager de aanbetaling, hoe beter.

Wat is hun annuleringsbeleid? Kunt u al uw geld terugkrijgen als het evenement wordt geannuleerd?

Hebben ze uitstelbeleid? Hopelijk kan de Cateraar de datum gewoon wijzigen. Sommigen zullen hiervoor een vergoeding vragen.

Hier is een korte checklist om u te helpen de juiste traiteur te vinden:

Menu-opties - Hebben ze wat je zoekt? (Inclusief speciale dieetwensen?)
Kunnen ze rekening houden met uw specifieke functie? (Zakelijk, privé enz.)
Zijn ze beschikbaar op de dag van uw geplande evenement?
Zijn ze 24/7 bereikbaar?
Kunnen ze personeel leveren? Zijn de medewerkers professioneel en ervaren in jouw stijl van evenement?
Kunnen ze materiaalverhuur regelen? Verkeert de apparatuur in goede staat?
Kunnen ze indien nodig een locatie voor je regelen?
Kunnen ze u desgewenst helpen met thematisering en decoraties?
Zijn ze flexibel wat betreft voedselbereiding als je beperkte keukenfaciliteiten hebt?
Kan de traiteur dranken organiseren?
Zijn het echte cateraars in plaats van een bakkerij of café?
Zijn ze lid van de Vereniging Restaurant & Catering?
Vraag om referenties.
Heeft de cateraar een feitelijk pand, niet alleen een online reseller?
Accepteren ze alle betalingsmethoden, inclusief krediet?
Hebben ze een krediettoeslag?
Welke aanbetaling hebben ze nodig?
Wat is hun annuleringsbeleid?
Wat is hun uitstelbeleid?
Vraag een offerte aan
Nadat u de bovenstaande checklist heeft doorlopen en een gerenommeerde traiteur heeft geïdentificeerd die aan uw vereisten kan voldoen, is het tijd om op de details in te gaan en een offerte te krijgen.

Goede service Traiteurs hebben over het algemeen een goed ontworpen online formulier om in te dienen voor een snelle offerte die het u gemakkelijker en sneller kan maken. Maar misschien geeft u de voorkeur aan persoonlijke service, dus het is belangrijk dat de cateraar die u selecteert gemakkelijk te bereiken is.

Bij het zoeken naar een offerte is het voor de Cateraar handig als u een budget kunt adviseren. Op die manier kunnen zij u helpen bij het ontwerpen van een menu op basis van wat u kunt uitgeven, hoeveel gasten u verwacht en welke andere diensten u nodig heeft (zoals personeel en apparatuur bijvoorbeeld). Een goede cateraar heeft een schat aan kennis en wil hoogstwaarschijnlijk een aantal geïnspireerde suggesties die misschien niet bij u opgekomen zijn, gewoon door hun menuselecties te bekijken.

Als u eenmaal genoegen heeft genomen met het eten, personeel, apparatuur, drankjes, locatie of iets anders dat u nodig heeft, vraag dan om een gedetailleerde offerte.

Zorg ervoor dat de offerte alles omvat, inclusief belasting en bezorging, zodat je niet vast komt te zitten met verborgen extra's als je eenmaal hebt toegezegd aan de cateraar.

Plaats je bestelling!

Nu hebt u uw eerste voorbereiding en onderzoek uitgevoerd, samen met het verkrijgen van een gedetailleerde offerte. Als je tevreden bent met de prijs en je hebt alles op de bovenstaande checklist doorgenomen, is het tijd om je bestelling te plaatsen! En u kunt dit doen met het vertrouwen dat u de juiste traiteur Catering Delft heeft gekozen !

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *